做一份好的數(shù)據(jù)分析報告，大到成為能否幫助企業(yè)做出正確的商業(yè)決策，小到成為能否說服老板獲取業(yè)務(wù)資源的關(guān)鍵因素。因此做出一份高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析報告是一個職場人必備的利器。

有人說，數(shù)據(jù)分析報告，不就是一堆的餅圖、柱狀圖、散點圖放到PPT上嗎？在阿里巴巴工作，經(jīng)常會需要撰寫數(shù)據(jù)分析報告，我也積累了很多這方面的經(jīng)驗，今天想嘗試從這個人人習(xí)以為常的操作中看看是否有不變的門道。

1. 表達主題決定了我們的圖表形式

決定分析報告圖表形式的并不是擁有的數(shù)據(jù)是什么，而是你所需要表達的主題是什么。

圖1和圖2是根據(jù)一份相同的數(shù)據(jù)，展現(xiàn)的2個不同的圖表：

上圖可以發(fā)現(xiàn)對于相同的數(shù)據(jù)，因為我們所需表達的主題的差異，也將呈現(xiàn)完全不同的展現(xiàn)方式。圖1表達的主題是爽膚水和沐浴露兩個品類在不同城市的銷量排名，圖2主要表達的主題是在相同城市在兩個不同的品類的銷量差異。

因此在下筆做分析報告之前，先仔細想好自己要表達的主題是什么。

在進行了完整的分析后，要抵制住把所有向聽眾展示的沖動，而應(yīng)該把所有注意力集中到需要表達的主題重點上來，因為這些才是聽眾所需要了解的信息。

為了找到我們分析的主題，需要了解分析報告針對的對象。詳細的了解聽眾的背景和觀點，并思考清楚我們期望聽眾對我們的看法。在內(nèi)容上，希望聽眾了解什么，了解了以后有什么行動。了解了聽眾和內(nèi)容后，再確認數(shù)據(jù)的表達形式，只展現(xiàn)能支持主題的數(shù)據(jù)。

整篇分析報告要能通過三分鐘說得清楚，每頁報告都能一句話概括清楚。

2. 不要放棄“標題”這個絕佳的位置

有些圖表的標題就和猜謎一樣，例如：公司銷售趨勢、分公司銷售分布情況。完全沒有指出圖表的重點，公司銷售趨勢是怎么樣的？分公司銷售分布又是如何？

別把我們需要強調(diào)的重點當(dāng)做秘密一樣不肯透露，而應(yīng)該把它放在圖表最前面，減少聽眾誤解的可能性，并讓他們的注意力集中到我們所想強調(diào)的數(shù)據(jù)上。

如下圖，這張圖到底是為了表達全量銷售金額沒有明顯的增長呢？還是為了表達2月份銷售金額斷崖式下跌？還是為了表達其它什么主題呢。請在標題上明確的告訴聽眾。

3.處理“成分對比”的關(guān)系

成分對比主要體現(xiàn)在對與一個整體的每個部分的百分比的對比。常常出現(xiàn)“份額”、“百分比”等詞匯。成分對比通常使用餅圖來展現(xiàn)：

餅圖在使用中建議不超過6個部分，如果超過6個部分，可以把剩余部分歸類到“其它”項中。另外由于人們看數(shù)據(jù)習(xí)慣順時針看數(shù)據(jù)，因此可把最重要部分放到12點位置，并用對比度強烈的顏色突出顯示。

餅圖主要在標識單一整體各部分比例，如果需要比較兩個整體的成分時，重點考慮柱狀圖（圖3）。因為如果使用餅圖（圖4）會導(dǎo)致讀者視線需要在不同圖表間來回移動：

成分分析可能包括子成分分析，需要把整體的一部分再作為整體進行分析，這時可將餅圖放在開始的地方，百分比的柱狀圖放在后面：

我們要盡可能少使用餅圖，餅圖占整體的比例一般不超過5%。盡量不使用3D餅圖或甜甜圈餅圖。永遠記住，圖表只是為了讓我們聽眾更好理解我們的數(shù)據(jù)，而不是圖表有多與眾不同。

4.處理“項目間對比”的關(guān)系

項目間對比主要是比較不同項目間的情況。常常出現(xiàn)“排名”、“大小”等詞匯。項目間對比通常使用條形圖來展示：

我們對于條形圖的順序需要深思熟慮，如果天然是有序的則按天然的順序，例如人生階段嬰兒、少年、青年、中年、老年。但是如果沒有這種天然順序，需要考慮什么順序?qū)τ谖覀償?shù)據(jù)主題是最有意義的。

根據(jù)我們所需要突出的主題，選擇條形圖的排序方式。展現(xiàn)條形圖數(shù)值的方式包括刻度尺或在條形圖上顯示數(shù)字，可根據(jù)情況選擇其中一種方式，但是不要兩處都顯示，多余容易導(dǎo)致圖形的混亂。同時標識數(shù)字時，把小數(shù)點后的數(shù)值去掉，3%總是比3.1415%容易被聽眾記住。

對于項目間對比有時也會通過柱狀圖來代替，但是條形圖相較于柱狀圖有兩點明細的優(yōu)勢：

• 減少聽眾與時間序列對比的混淆

• 條形圖有較大的空間填寫各項目的名稱

項目間對比，還可以通過背離式條形圖，往往可以形象的將有利與不利的情況分離開來：

項目間還可能針對一個范圍進行對比，這時可使用范圍條形圖：

當(dāng)比較的項目由多個部分組成，可通過堆積條形圖，必須將最重要的成分放在靠近基線的地方，因為只有這部分才可被準確度量：

5.處理“時間序列對比”的關(guān)系

時間序列對比關(guān)心的是隨時間變化的對比。常常出現(xiàn)“變化”、“增長”、“下降”等詞匯。時間序列對比通常使用柱狀圖或折線圖來展示，如果時間點不多時可以使用柱狀圖，如果時間點是很長一段時間范圍使用折線圖更為合適：

對于折線圖，趨勢線一定要比背景線粗。當(dāng)存在同一張折線圖存在多條折線時，需要將最關(guān)注的線加粗加亮。但是當(dāng)出現(xiàn)非常多折線時，我們的折線圖就會呈現(xiàn)出“方便面式”圖表，往往導(dǎo)致圖表混亂。如下圖：

解決“方便面式”圖表的方式可通過將折線圖拆分到不同的小的折線圖中，雖然圖表變多了，但是所需要表達的主題也能更加清晰：

在時間序列對比中，可通過箭頭、線條、陰影等方式強調(diào)數(shù)據(jù)的某一部分，將聽眾的注意力集中到你所期待關(guān)注的點上：

同樣，時間序列對比也可以通過刻度的正負來區(qū)分正面情況和負面情況：

我們常常在時間序列中，可能包括實際值和預(yù)計值，可通過將實際值設(shè)置為實線，將預(yù)計值設(shè)置為虛線的方式：

當(dāng)一個折線圖的數(shù)值，是可通過一個公式生成的，可將公式中的計算因子分別拆分到計算樹中，使聽眾可清晰看到每部分計算因子的變化情況：

如果只有兩個時間點，可展現(xiàn)兩組數(shù)據(jù)之間各維度的提升和降低的差異，形成斜率圖，連接的線條可以直觀的感受到提升與降低的程度：

不同的刻度基線會產(chǎn)出完全相反的數(shù)據(jù)主題解讀?？匆韵?張圖，同樣都是對杭州房價的描述：

同樣的數(shù)據(jù)，產(chǎn)出的圖表給人截然不同的感覺。那么我們到底應(yīng)該如何定義刻度呢。其實關(guān)鍵取決于我們對于變化的理解，100塊錢對于房價來說可能微不足道，但是對于動車票價格可能就是至關(guān)重要。我們應(yīng)該選擇一個刻度，能準確反映對變化重要性的理解。如果通過使用不合適的刻度基線來誤導(dǎo)聽眾，只要有辨別能力的聽眾都能發(fā)現(xiàn)問題，那么我們的整套言論和信譽就會被唾棄。

6.處理“頻率分布對比”的關(guān)系

頻率分布對比表現(xiàn)的是數(shù)據(jù)分布范圍情況。常常出現(xiàn)“范圍”、“密度”、“分布”等詞匯。頻率分布對比通常使用柱狀圖或折線圖來展示，當(dāng)比較范圍數(shù)量較多時可使用折線圖，較少時可通過柱狀圖：

頻率分布的范圍大小非常重要，既不能太大也不能太小，建議5到20個分組。不同分組的大小應(yīng)相同，否則會造成數(shù)據(jù)扭曲。

對于即需要展示頻率分布，又需要進行項目間對比，可將分布柱狀圖進行組合，其中一個分布柱狀圖作為另一個的背景圖：

7.處理“相關(guān)性對比”的關(guān)系

相關(guān)性對比表現(xiàn)的是不同變量之間的關(guān)系。常常出現(xiàn)“與XX有關(guān)”、“隨XX增長”等詞匯。相關(guān)性對比通常使用散點圖或雙條形圖來展示。如下圖：

在雙條形圖中，我們將獨立變量按順序排在左邊，而把對比值放在右邊，如果期望模式與實際模式一致時，右邊的條形圖就會變成左邊的條形圖的鏡像，如下面左圖。當(dāng)關(guān)系不符合預(yù)期時，兩組條形圖則會發(fā)生偏離，如下面右圖：

8.處理“多重對比”關(guān)系

對比可能不僅僅是一種對比關(guān)系，有可能是結(jié)合上文所說的成分、項目間、時間序列、頻率分布、相關(guān)性對比中的一種或多種組合而成，我們稱之為“多重對比”。例如“銷售額在過去10年內(nèi)穩(wěn)步增長，但利潤卻沒有同步增長”，這案例第一部分“銷售額在過去10年內(nèi)穩(wěn)步增長”屬于“時間序列對比”，第二部分“但利潤卻沒有同步增長”屬于項目間對比。對于這種情況，我們需要確定哪一種關(guān)系是主要的，哪一種是次要的。案例中，第一部分隨時間變化是主要的，而銷售額與利潤項目間對比是次要的，因此最好選擇以時間變化對比的折線圖，并為每一個項目畫一條支線的方式實現(xiàn)，如下圖：

9.不僅僅只有圖表

當(dāng)然，對于數(shù)據(jù)分析報告，可定量信息我們可以通過圖表構(gòu)建，但是對于不可定量的信息，我們可以通過一些幾何圖形形成概念性視覺圖像，或通過一些日常事務(wù)作視覺比喻。例如說到目標，可以形成高山這樣的視覺圖像。這需要發(fā)揮自己的想象力，平時多留意寫優(yōu)秀的海報廣告，在生活中尋找靈感，在報告中能夠做到與聽眾產(chǎn)生共鳴的效果。

10.消除認知負荷

聽眾在接受我們分析報告信息時，需要消耗腦力去學(xué)習(xí)新知識，腦力是有限的，因此需要消除聽眾無關(guān)緊要的腦力消耗。造成無關(guān)緊要腦力消耗最大的問題就是“雜亂”，因此消除雜亂是數(shù)據(jù)分析報告需要重點關(guān)注的。

通過將文字從原來居中對齊調(diào)為左對齊，進行相關(guān)的無關(guān)數(shù)據(jù)的淡化的處理，能減少聽眾的認知負荷，把關(guān)注點轉(zhuǎn)移到我們的重點上：：

通過將網(wǎng)格線消除、標記點消除、金額度量轉(zhuǎn)換、直接標記數(shù)據(jù)等手段降低認知負荷，右圖是修改后的圖表：

通過消除一些干擾，能突出我們所需要表達的重點。所有的數(shù)據(jù)不是相同重要，消除不需要關(guān)注的元素，或?qū)⒉恢苯佑绊憙?nèi)容的元素融入背景。去掉這個東西會有什么變化？如果不會，那么就去掉吧。

同時要突出我們需要吸引聽眾實現(xiàn)的地方。在文字中可通過加粗、顏色、斜體、大小、空間隔離、下劃線等手段突出文字關(guān)鍵詞。在圖表中主要通過顏色、大小突出需要強調(diào)的內(nèi)容。在使用顏色時需慎重選擇，不能在一張圖中有太多顏色，造成視覺干擾；可以使用顏色的不同飽和度來強調(diào)數(shù)據(jù)；根據(jù)分析報告背景，可選擇對于的互補色來做內(nèi)容的突出強調(diào)。

11.講好分析報告

分析報告做好了，還需要以更好的語言表達方式呈現(xiàn)給聽眾。可以把分析報告當(dāng)做一個故事來說，能更加引人入勝。

首先對整個背景做設(shè)定，接著介紹什么因素上下文驅(qū)動情節(jié)的演進，舉例說明發(fā)生了什么樣的沖突，基于這些沖突有哪些假設(shè)，再基于這些假設(shè)如何做數(shù)據(jù)驗證，最后通過什么方式帶來什么解決方案。

為了保證整個分析報告的邏輯清晰，可以構(gòu)建類似金字塔的邏輯結(jié)構(gòu)，以某一個中心論點為塔尖，在其以下分支出不同論點的數(shù)據(jù)分析支撐。讓聽眾對我們的分析報告有個清晰的邏輯結(jié)構(gòu)。

最后，希望每個職場人都能用數(shù)據(jù)分析報告打開一個新的天地。廣闊數(shù)據(jù)天地，大有可為。