百思不得其解的Excel難題？輕松解決！

精進(jìn)Excel

如果任意點(diǎn)開(kāi)三篇，沒(méi)有你想要的知識(shí)，算我耍流氓！

 

話不多說(shuō)，直接上貨~

不能將對(duì)象移動(dòng)工作表外

這是一個(gè)讓人崩潰的難題，當(dāng)我們想要插入新列、或者隱藏列時(shí)，Excel提示「無(wú)法將對(duì)象移到工作表外」。

這是因?yàn)?，工作表末列附近有Excel對(duì)象（比如文本框、形狀等），當(dāng)我們插入新列、或者隱藏列時(shí)，將導(dǎo)致這些對(duì)象跑到工作表之外，而這是不允許的。

在工作表中按「Ctrl+→」，會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)移到到了Excel的邊界。比如，有一個(gè)矩形框在倒數(shù)第二列的位置，此時(shí)只能向矩形框左側(cè)的區(qū)域插入一列（大于1列就無(wú)法插入了）。

插入一列之后，會(huì)發(fā)現(xiàn)矩形框跑到了最后一列。

在這樣的情況下，再插入任何的列，都會(huì)提示「無(wú)法將對(duì)象移到工作表外」（因?yàn)樵俨迦胍恍?，矩形框就出界了）?/span>這就是這個(gè)問(wèn)題的根源所在。

因此，解決方法也很簡(jiǎn)單，按「Ctrl+→」移動(dòng)到Excel邊界，然后刪除掉附件的對(duì)象即可。

無(wú)法插入新的單元格

這個(gè)問(wèn)題和「無(wú)法將對(duì)象移到工作表外」其實(shí)本質(zhì)是一樣的，只是Excel的報(bào)警提示不一樣。

這是因?yàn)?，在Excel邊界最后一列有內(nèi)容，也就意味著Excel的邊界被填滿了，無(wú)法再擴(kuò)展了，因此也就無(wú)法插入新的單元格了。

因此，解決方法同樣很簡(jiǎn)單，按「Ctrl+→」移動(dòng)到Excel邊界，然后刪除掉最后一列的內(nèi)容即可。

復(fù)制表格，行高和列寬都發(fā)生了變化

Excel中復(fù)制表格，有這樣的規(guī)則：

①全選行進(jìn)行復(fù)制，則可以保留源行高

如圖，全選中第一行至數(shù)據(jù)區(qū)域最后一行，然后進(jìn)行復(fù)制，無(wú)論將表格區(qū)域粘貼到什么位置，都能夠保持行高不變。

②全選列進(jìn)行復(fù)制，則可以保留源列寬

如圖，全選中第一列至數(shù)據(jù)區(qū)域最后一列，然后進(jìn)行復(fù)制，無(wú)論將表格區(qū)域粘貼到什么位置，都能夠保持列寬不變。

如果復(fù)制的過(guò)程中，既要保證行高不變、又要保證列寬不變，要如何操作呢？

當(dāng)然，最容易想到的就是①和②結(jié)合，選中整張工作表，進(jìn)行復(fù)制粘貼，這樣也行，但是會(huì)復(fù)制多于的數(shù)據(jù)。

更加地道的方法是，利用粘貼選項(xiàng)中的「保留源列寬」的選項(xiàng)，如圖所示。我們可以全選行進(jìn)行復(fù)制，粘貼后再選擇「保留源列寬」選項(xiàng)，即可實(shí)現(xiàn)行高和列高同時(shí)保留。

Excel文件打開(kāi)亂碼怎么辦？

有時(shí)由于格式、版本的問(wèn)題，打開(kāi)Excel文件出現(xiàn)亂碼，或者完全打不開(kāi)的情況。這時(shí)候，有一個(gè)解決方法值得嘗試，通常一些簡(jiǎn)單的問(wèn)題，都可通過(guò)這個(gè)方法修復(fù)。

解決方法：

如果Excel文件根本不能夠使用常規(guī)方法打開(kāi)，那么可以嘗試Excel 中的“打開(kāi)并修復(fù)”功能，該功能可以檢查并修復(fù)Excel工作簿中的錯(cuò)誤。

①新建一個(gè)空白的Excel文檔

②在“文件”菜單中，單擊“打開(kāi)”命令。通過(guò)“查找范圍”框，定位并打開(kāi)包含受損文檔的文件夾，選擇要恢復(fù)的文件。

③單擊“打開(kāi)”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“打開(kāi)并修復(fù)”即可

正確輸入身份證號(hào)

在單元格中輸入身份證號(hào)碼，輸入之后按下回車(chē)鍵，發(fā)現(xiàn)輸入的內(nèi)容變了樣，比如123456789012，就會(huì)顯示為1.23457E+11，即變成了科學(xué)計(jì)數(shù)法。

可怕的是，這種變化是不可逆的。

這個(gè)問(wèn)題的根源再也，默認(rèn)情況下，Excel中每個(gè)單元格所能顯示的數(shù)字為11位，輸入超過(guò)11位的數(shù)值，系統(tǒng)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為科學(xué)記數(shù)格式；如果輸入超過(guò)15位的數(shù)值，系統(tǒng)自動(dòng)將15位以后的數(shù)值轉(zhuǎn)換為“0”。

解決方法：

在輸入之前，先選中要輸入身份證號(hào)碼的整列，然后按「Ctrl+1」進(jìn)入「設(shè)置單元格格式」對(duì)話框，在“分類”中選擇“文本”即可。

或者在輸入這些身份證時(shí)，先輸入一個(gè)英文狀態(tài)下的單引號(hào)（“'”），然后直接輸入數(shù)值即可。

注意：必須先定義格式，然后輸入號(hào)碼。如果輸好號(hào)碼再定格式，是無(wú)法恢復(fù)成正確的號(hào)碼的。

數(shù)值計(jì)算出現(xiàn)誤差

這天，雷哥找到星爺訴苦，因?yàn)樗龅搅艘粋€(gè)無(wú)比棘手的問(wèn)題：使用Excel做最簡(jiǎn)單的求和計(jì)算時(shí)，得出的結(jié)果總是不對(duì)，每次都是錯(cuò)0.01的樣子，如下圖所示。

圖1：簡(jiǎn)單的加法運(yùn)算

其實(shí)Excel具有15位有效數(shù)字的計(jì)算精度，對(duì)于上圖中的兩位小數(shù)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該手到擒來(lái)才對(duì)，出現(xiàn)這樣的錯(cuò)誤確實(shí)讓人奇怪。

這個(gè)問(wèn)題要分兩種情況討論。

情況1：浮點(diǎn)運(yùn)算誤差，這種情況確實(shí)是Excel的責(zé)任，我們應(yīng)該討伐Excel；

情況2：是我們使用Excel的姿勢(shì)不對(duì)導(dǎo)致的錯(cuò)誤，我們應(yīng)該自我檢討。

具體解決方案，見(jiàn)下次文章。

如何從網(wǎng)上獲取數(shù)據(jù)

財(cái)務(wù)人員在分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的時(shí)候，不僅需要對(duì)本公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，有時(shí)還需要從網(wǎng)絡(luò)上獲取其他公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析；市場(chǎng)分析人員也經(jīng)常需要獲取網(wǎng)頁(yè)上的一些重要數(shù)據(jù)，進(jìn)行市場(chǎng)情況的分析。

但是，據(jù)我觀察，多數(shù)人從網(wǎng)頁(yè)上獲取數(shù)據(jù)，靠的還是復(fù)制粘貼。使用復(fù)制粘貼，一是效率特別低，二是粘貼到Excel中的格式千差萬(wàn)別。

事實(shí)上，網(wǎng)頁(yè)上的許多數(shù)據(jù)都是以表格的形式存在的，通過(guò)Excel可以直接從網(wǎng)站上獲取這些數(shù)據(jù)。

解決方法：

①單擊「數(shù)據(jù)」選項(xiàng)卡中的「自網(wǎng)站」按鈕；

②在打開(kāi)的對(duì)話框的“地址”文本框中輸入需要導(dǎo)入表格數(shù)據(jù)的網(wǎng)址，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕；

③單擊需要導(dǎo)入表格左上角的→按鈕，選擇該表格，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕導(dǎo)入選中的表格；

④在打開(kāi)的對(duì)話框中設(shè)置導(dǎo)入數(shù)據(jù)的位置，如A1單元格，然后單擊“確定”按鈕即可，如圖所示，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)是直接可以使用的整齊的數(shù)據(jù)。

多個(gè)單元格內(nèi)容合并到同一個(gè)單元格中

多個(gè)單元格都含有內(nèi)容，如果采用合并單元格的方式，智能保留第一個(gè)單元格中的內(nèi)容，如何將所有內(nèi)容都快速合并到一個(gè)單元格中呢？

①選取要合并內(nèi)容的單元格區(qū)域，并把列寬拉到可以容下所有單元格合并后的寬度；

②依次點(diǎn)擊「開(kāi)始」選項(xiàng)卡→「編輯」→「填充」→「 兩端對(duì)齊」，如圖所示。

這樣多個(gè)單元格的內(nèi)容就合并到一個(gè)單元格中了，另外，還可以在需要分隔的空隔處按alt+enter鍵添加強(qiáng)制換行符進(jìn)行換行。

不知道哪一列數(shù)據(jù)被篩選隱藏了

最近我發(fā)給同時(shí)一個(gè)文檔，需要收集信息，由于我的失誤，文檔發(fā)過(guò)去的時(shí)候，最后一列是處于篩選狀態(tài)。

同時(shí)拿到文檔后，過(guò)了一會(huì)對(duì)我說(shuō)沒(méi)有找到需要填寫(xiě)的項(xiàng)目（因?yàn)槎急缓Y選隱藏了），她從第一列向后查了很多列也沒(méi)有找到到底哪一列被篩選了，所以無(wú)法填寫(xiě)。

是的，當(dāng)數(shù)據(jù)表中有很多列的情況，如果對(duì)某些列進(jìn)行了篩選，很難查找哪些列處于篩選。但是，也不用一列一列去看，直接「清除」篩選，即可回到最初的狀態(tài)。

徹底清除單元格內(nèi)容

通過(guò)Delete鍵，僅能刪除單元格中的內(nèi)容，單元格的格式和批注還保留著。有時(shí)我們想把格式和內(nèi)容全部刪掉，該如何操作呢？

要徹底清除單元格，可用以下方法：

①選定想要清除的單元格或單元格范圍

②依次點(diǎn)擊「開(kāi)始」選項(xiàng)卡→「編輯」→「清除」，然后選擇「全部清除」命令即可

當(dāng)然你也可以選擇刪除“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。

選中含超級(jí)鏈接的單元格

如果單元格中含有超鏈接，那么想要選中這個(gè)單元格將變得異常困難，因?yàn)槲覀円稽c(diǎn)擊單元格，就會(huì)跳轉(zhuǎn)到超鏈接目標(biāo)處。

解決方法：

改變你點(diǎn)擊單元格的方式即可：在點(diǎn)擊該單元格時(shí)，單擊并按住即可選定單元格。

Excel如何隱藏公式

有時(shí)發(fā)給別人的Excel文件，不想讓對(duì)方看到文件中的計(jì)算公式，這應(yīng)該如何設(shè)置？

解決方法：

①選取公式所在單元格，「Ctrl+1」調(diào)出「設(shè)置單元格格式」對(duì)話框，然后在彈出的單元格格式窗口點(diǎn)保護(hù)選項(xiàng)卡，勾選「隱藏」選項(xiàng)。

②對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)，依次點(diǎn)擊「審閱 」- 「保護(hù)」-「保護(hù)工作表」然后在單元格或編輯欄里就看不到公式了。

按照姓氏比劃進(jìn)行排序

對(duì)于姓名進(jìn)行排序，經(jīng)常使用的一種方式是基于姓氏筆畫(huà)進(jìn)行排序。

比如重要的政府官方文件中，對(duì)于名單，一般情況是采用姓氏筆畫(huà)順序。

在Excel中，如何按照筆畫(huà)進(jìn)行排序呢？

①單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中任意單元格，如A2；

②單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡→“排序和篩選”組的“排序”按鈕，在“排序”對(duì)話框中，選擇“主要關(guān)鍵字”為“姓名”，排序依據(jù)為“數(shù)值”，次序?yàn)椤吧颉保?/span>

③如圖 4?3所示，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在出現(xiàn)的“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊方法區(qū)域中的“筆劃排序”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“排序選項(xiàng)”對(duì)話框；

作者新書(shū)

▊《競(jìng)爭(zhēng)力：玩轉(zhuǎn)職場(chǎng)Excel，從此不加班（第2版）》

安偉星，楊陽(yáng) 著

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