一個(gè)會(huì)“說話”的軟件項(xiàng)目管理工具

關(guān)于軟件開發(fā)

“軟件開發(fā)是一個(gè)需要高智力、頻繁溝通和密切協(xié)作的過程?！?/p>

軟件開發(fā)是跨越多個(gè)學(xué)科的工程，除了要懂技術(shù)，還要能快速理解抽象的領(lǐng)域業(yè)務(wù)，利用專業(yè)的技能轉(zhuǎn)化成具體、準(zhǔn)確的有形系統(tǒng)，所以高智力是必不可少的。每做一個(gè)項(xiàng)目，每做一個(gè)新需求，其難度可能不亞于參加一次高考，做一道奧數(shù)題。

同時(shí)，需要團(tuán)隊(duì)成員之間，以及研發(fā)團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)部門，和外部客戶保持密切的配合和聯(lián)動(dòng)。合作，而非對(duì)立。這其中要求有強(qiáng)烈的個(gè)體互動(dòng)，例如：分析設(shè)計(jì)、需求評(píng)審、開發(fā)聯(lián)調(diào)、提測(cè)、上線發(fā)布、安裝部署、培訓(xùn)使用。每個(gè)環(huán)節(jié)，每次互動(dòng)，都要做好充分的準(zhǔn)備，確定議題，找到合適的人進(jìn)行對(duì)接和確認(rèn)。

還有一點(diǎn)，也是很重要，很關(guān)鍵的。研究表明，在聊天軟件中，你和誰溝通最頻繁、最密切、最多，你和他的關(guān)系就越重要。也就是說，信息量和重要性成一定的正比關(guān)系。例如情侶之間、家人之間。同樣，在軟件開發(fā)過程中，溝通也是類似的。很多問題可以通過充分溝通得到解決；反過來講，溝通不順暢或者不到位，就會(huì)導(dǎo)致很多問題的發(fā)生。而讓人糾心的現(xiàn)實(shí)是，不少技術(shù)開發(fā)人員不喜歡說話，也不喜歡反饋?？赡苁浅鲇诶砜颇械膫€(gè)性，不善于人際關(guān)系和溝通；也有可能是由于偏技術(shù)化的純粹，不愿意把自己的問題暴露給別人，而是想盡快自己私下解決而沒有及時(shí)同步。

“君子性生異也，善假于物也?！焙玫能浖?xiàng)目管理工具，能在一定程序上，讓我們自己團(tuán)隊(duì)的研發(fā)更順暢、更高效。

在信息的傳遞、反饋和匯總上，應(yīng)該結(jié)合多種方式進(jìn)行分享和構(gòu)成閉環(huán)。在線下和口頭上，可以結(jié)合F2F的單獨(dú)私聊溝通，在工位上直接點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通，例如針對(duì)code

review發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通；如果涉及3個(gè)人或以上的非正式溝通，例如測(cè)試用例評(píng)審，可以到休閑區(qū)或小會(huì)議室，圍繞著一臺(tái)手提進(jìn)行確認(rèn)（能在溝通前提早發(fā)出資料，可以有效減少溝通的時(shí)間）；假若涉及定期的項(xiàng)目同步的反饋，可以在早上上班后的半小時(shí)左右（因?yàn)榭紤]到同事可能晚點(diǎn)到或者需要吃早餐）組織召開站會(huì)，利用早上10分鐘左右，大家站在一起，轉(zhuǎn)成一個(gè)圈，讓各自發(fā)表下簡(jiǎn)單的匯總，昨天做了什么、今天將要做什么、進(jìn)度是多少、有什么問題。此外，還有正式的會(huì)議，例如需求評(píng)審、技術(shù)評(píng)審、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目匯總、復(fù)盤會(huì)議、周例會(huì)、部門會(huì)議。

另一方面，在線上，在書面上，在文字上，溝通、記錄和資料歸檔也應(yīng)堅(jiān)持匯總、上傳、寫作和分享。讓消息和信息透明、及時(shí)流轉(zhuǎn)和傳遞。從需求指派開始，每涉及一個(gè)環(huán)節(jié)，每到一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員，都應(yīng)讓整個(gè)信息流和溝通保持有效的流轉(zhuǎn)。

下面，針對(duì)軟件項(xiàng)目管理，就如何完善線上溝通的閉環(huán)和擴(kuò)展，結(jié)合工具，進(jìn)行簡(jiǎn)單的分享。

郵件，我覺得當(dāng)之無愧是職場(chǎng)上溝通的正式通道。

從入職的Offer通知到項(xiàng)目郵件，到專項(xiàng)溝通，再到任命、績(jī)效考核、放假通知、會(huì)議召開等，大部分都是以郵件的形式發(fā)出。郵件會(huì)有很多，每天的數(shù)量有幾十封或不等。

在軟件項(xiàng)目協(xié)作和流轉(zhuǎn)中，郵件可以準(zhǔn)確地告訴具體的人員，他應(yīng)該要做什么需求、有哪些bug、負(fù)責(zé)什么項(xiàng)目。例如，在產(chǎn)品經(jīng)理提出新需求并指派給技術(shù)人員時(shí)，負(fù)責(zé)該需求的技術(shù)人員應(yīng)該收到此需求指派的通知。如下圖：

類似這樣的指派通知，是重要的通知，一般技術(shù)人員在當(dāng)天都會(huì)收到，以及知道有哪些新的指派需求。當(dāng)需求完成后，技術(shù)人員更新需求狀態(tài)后，作為需求的提出人（產(chǎn)品經(jīng)理或需求方），也會(huì)收到郵件的通知（如下圖），從而形成信息的閉環(huán)。

再進(jìn)一步，上述的需求指派和完成需求，在雙邊關(guān)系中構(gòu)成了一個(gè)核心的交互單元。即：產(chǎn)品經(jīng)理提出需求，通知開發(fā)工程師；開發(fā)完成需求，通知產(chǎn)品經(jīng)理。

此外，還有項(xiàng)目（項(xiàng)目經(jīng)理提出給技術(shù)負(fù)責(zé)人）、任務(wù)（上級(jí)分配給下級(jí)）、Bug（測(cè)試人員提交給技術(shù)人員），也會(huì)分別形成點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的交互單元。每當(dāng)有指派、有完成和變更時(shí)，都可以通過郵件的形式，自動(dòng)通知對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，并且發(fā)到企業(yè)郵箱。

人們都關(guān)注和自己高度相關(guān)的信息，這也是人的大腦的保護(hù)作用。所以，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，并且自己也會(huì)這樣做，就是把很多聊天群設(shè)置成消息屏蔽。但郵件發(fā)出的，都是和個(gè)體密切相關(guān)的。此外，在提需求時(shí)和處理郵件通知時(shí)還有兩個(gè)小技巧。第一個(gè)小技巧是：需求方在提出需求時(shí)，應(yīng)該口頭上當(dāng)面和技術(shù)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的溝通，說明下需求的背景和情況，再提個(gè)需求給技術(shù)。讓技術(shù)人員做到有章可依，有具體的需求可操作。比如產(chǎn)品經(jīng)理說，“XXX你好，我一個(gè)新需求，大概背景是……，以及需要實(shí)現(xiàn)的功能是……。稍候我提一個(gè)需求給你?！边@樣，可以避免技術(shù)人員感到突然，在心理上也更好接受。另一個(gè)小技巧是，在郵件可以設(shè)置過濾器，把軟件管理工具自動(dòng)發(fā)出的郵件歸集到一個(gè)文件夾，例如【項(xiàng)目通知】，方便分類管理信息。

講完點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的離線郵件溝通，我們?cè)賮硖接懴聦?shí)時(shí)在線溝通的聊天群，即從雙邊溝通轉(zhuǎn)移到多邊溝通。

一個(gè)軟件項(xiàng)目，會(huì)有一個(gè)團(tuán)隊(duì)，會(huì)有多個(gè)項(xiàng)目干系人，通常絕大多數(shù)情況下，都會(huì)有一個(gè)對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品組或項(xiàng)目組。不管是使用微信、企業(yè)微信、釘釘、飛書、喧喧還是其他聊天工具，都會(huì)創(chuàng)建一個(gè)對(duì)應(yīng)的群組。里面有需求方、老板、測(cè)試人員、技術(shù)人員、運(yùn)維人員等。

我們需要、應(yīng)當(dāng)讓項(xiàng)目的相關(guān)信息，在群里同步，方便周知、知會(huì)和報(bào)備。例如上線發(fā)布的通知、監(jiān)控報(bào)警、需求完成、Bugfixed等。以便團(tuán)隊(duì)可以共享和感知協(xié)作的動(dòng)態(tài)和流轉(zhuǎn)情況。

從信息匯總成數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)中提煉關(guān)鍵的信息，有助于我們提前規(guī)劃項(xiàng)目、在過程中控制項(xiàng)目延期的風(fēng)險(xiǎn)和定期進(jìn)行回顧和總結(jié)。

例如，在項(xiàng)目早期，評(píng)估好任務(wù)和工時(shí)后，可以得到項(xiàng)目的排期表，有助于提前做好計(jì)劃和安排。

在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，可以借助項(xiàng)目燃盡圖來查看和控制項(xiàng)目的進(jìn)度和落后的進(jìn)度。

在每周五或每周日前，查看系統(tǒng)自動(dòng)匯總和發(fā)出的項(xiàng)目匯總、需求匯總表格數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行階段性的總結(jié)。

如果需要查看團(tuán)隊(duì)整體的項(xiàng)目迭代情況，還可以查看數(shù)據(jù)洞察的可視化圖表。

此外，還可以關(guān)注每周團(tuán)隊(duì)的工時(shí)和任務(wù)飽和度。通過工時(shí)登記，讓研發(fā)產(chǎn)能可視化。

多做多想多總結(jié)，不斷提升自己的概括和匯總能力，以及向上匯報(bào)的能力，也是一種不可或缺的職場(chǎng)軟技能。

借助工具，可以自動(dòng)匯總項(xiàng)目郵件、周報(bào)、測(cè)試報(bào)告等，在節(jié)省編寫時(shí)間的同時(shí)，完善向上匯報(bào)和溝通的能力，并且讓你的上級(jí)可以更省心更放心。

例如，項(xiàng)目匯報(bào)的自動(dòng)生成，只需要稍微調(diào)整，就可以發(fā)出郵件。

又如自動(dòng)匯總的個(gè)人周報(bào)。

項(xiàng)目中的每個(gè)成員，每名技術(shù)開發(fā)人員的工作情況都不盡相同，每個(gè)時(shí)間階段要做的事情也不同，每個(gè)人的角色也不同。為此，為了讓項(xiàng)目開發(fā)更簡(jiǎn)單，把簡(jiǎn)單給開發(fā)者，把復(fù)雜給工具。YesDev還提供了智能的項(xiàng)目引導(dǎo)助手，可以在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)給到你合適的指導(dǎo)和參考。